Inkbase

Inkbase ist das Betriebssystem für Tattoo- und Piercingstudios. Über seiner Seite steht, worum es geht: «Run your tattoo studio. Skip the paperwork.»

• Kunde: Orbit GmbH
• Umsetzung: Orbit (Jan)

Inkbase ist das Betriebssystem für Tattoo- und Piercingstudios. Über seiner Seite steht, worum es geht: «Run your tattoo studio. Skip the paperwork.»

Ein Studio lebt von Kunst, Vertrauen und Hygiene, und verwaltet wird es meistens mit Papier, Excel und Software, die eigentlich für Coiffeure oder Zahnärzte gebaut wurde. Für Orbit beginnt die Geschichte 2023 mit einem einzelnen Auftrag: dem digitalen Empfang für die sieben Studios von 2nd Skin. Dabei wird klar, dass jedes Studio der Branche mit demselben Papier kämpft. Im Juli 2026 entsteht daraus Inkbase als eigenes Produkt: eine Plattform mit Anmelde-Kiosk, Kundenkartei, Einwilligungen, Kalender, Team und einem Portal für die Kundschaft, und jedes Studio erscheint darin unter seinem eigenen Namen, in seinen eigenen Farben.

• Anmelde-Kiosk in sechs Schritten • QR-Code für das eigene Telefon • Einwilligungen mit Versionen • Kundenkartei mit Gesundheitsangaben • Tagesansicht für die Theke • Verwaltung über alle Standorte • Vier Erscheinungsbilder • Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch

Papier, Excel und Klebeband

Die Abläufe eines Studios passen in kein Standardwerkzeug. Die Kartei hält Allergien und Medikamente fest, die Einwilligung braucht eine Unterschrift, ein Termin führt vom Beratungsgespräch über die Anzahlung bis zur verheilten Tätowierung, mit Fotos von Sitzung und Heilung, Nachsorge und Erinnerung. Bisher heisst das: Papierformulare, Excel-Listen und ein Ordner im Hinterzimmer. Inkbase bildet genau diese Abläufe ab, nicht die eines Coiffeursalons.

Drei Wege, eine Anmeldung

Am Tablet im Studio führt ein Kiosk in sechs Schritten durch die Anmeldung, am eigenen Telefon öffnet ein QR-Code denselben Ablauf, und an der Theke füllt das Team ein Formular mit denselben Prüfungen aus. Alle drei legen in einem Zug die Person, die unterschriebene Einwilligung und auf Wunsch einen Termin an. Rechtssicherheit ist eingebaut: Ist jemand jünger als 18, verlangt Inkbase die Angaben einer erziehungsberechtigten Person an zwei Stellen, die sich nicht umgehen lassen, und jede Unterschrift bleibt an genau der Fassung des Formulars gebunden, die unterschrieben wurde.

Der Tag an der Theke

Für das Team beginnt der Tag in der Tagesansicht: wie viele Sitzungen heute anstehen, wer als Nächstes kommt, wer schon eingecheckt ist, welche Anzahlungen offen und welche Nachsorgen fällig sind, und was der Tag einbringen soll. Darunter steht jede Sitzung mit Zeit, Kundin, Motiv, Standort und Stand, daneben die schnellen Wege zu Anmeldung, Kiosk, Nachsorge und Tagesexport. Ein Blick, und die Theke weiss, was kommt.

Das Studio von oben

Wer ein Studio führt, sieht es in der Verwaltung als Ganzes: aktive Kundschaft, Anmeldungen im Monat, Standorte und Abo, die Entwicklung über 7, 30 oder 90 Tage und ihre Verteilung auf die Standorte. Eine Checkliste führt durch die Einrichtung, vom Logo bis zur Nachsorge. Fünf Oberflächen greifen ineinander: die Anmeldung für das Team, die Registrierung für die Kundschaft, die Tagesansicht, die Verwaltung und das Portal, in dem Kundinnen und Kunden ihre Termine, Fotos und Nachrichten finden.

Die Kundschaft sieht ihr Studio

Inkbase bringt vier vollständige Erscheinungsbilder mit, jedes mit eigener Farbe und Schrift: Brass & Black, Vermilion Crash, Sage Botanical und Sand Mincho. Ein Studio wählt eines oder baut sein eigenes, und jede Ansicht färbt sich danach um, von der Anmeldung bis zum Portal. Die Plattform tritt zurück: Die Kundschaft sieht ihr Studio, nicht Inkbase.

Vom Termin zur Stammkundin

Jeder Termin steht auf einer Leiter aus sieben Stufen, von angemeldet über Beratung, Anzahlung und Sitzung bis verheilt, und jeder Wechsel landet im Protokoll des Studios. Am Tag der Sitzung geht die Nachsorge-Anleitung hinaus, am Vortag des nächsten Termins die Erinnerung. So wird aus einer Anmeldung eine Beziehung, ohne dass das Team daran denken muss.

Vom Tablet in jedes Studio

Inkbase ist in Entwicklung und noch nicht in Betrieb. Jede Ansicht liest echte Daten, Beispielinhalte erscheinen nur in einer ausdrücklich eingeschalteten Vorführung, und durch Inkbase bewegt sich heute kein Geld: Ein Studio kassiert die Anzahlung selbst, Zahlungslinks sind vorbereitet, bis ein Zahlungsanbieter angebunden ist. Ein wiederholbarer Testlauf prüft jede Funktion gegen ein Studio, das nur dafür entsteht. Angefangen hat alles mit einem Tablet am Empfang von 2nd Skin; heute passt dasselbe Werkzeug in jedes Studio, das seinen Namen über die Tür schreibt.