Inkbase

Inkbase è il sistema operativo per studi di tatuaggi e piercing. Sopra la sua pagina c’è scritto di cosa si tratta: «Run your tattoo studio. Skip the paperwork.»

• Cliente: Orbit GmbH
• Realizzazione: Orbit (Jan)

Inkbase è il sistema operativo per studi di tatuaggi e piercing. Sopra la sua pagina c’è scritto di cosa si tratta: «Run your tattoo studio. Skip the paperwork.»

Uno studio vive di arte, fiducia e igiene, e per lo più viene gestito con carta, Excel e software pensati in realtà per parrucchieri o dentisti. Per Orbit la storia inizia nel 2023 con un unico incarico: l’accoglienza digitale per i sette studi di 2nd Skin. Diventa così chiaro che ogni studio del settore lotta con la stessa carta. A luglio 2026 ne nasce Inkbase, un prodotto a sé: una piattaforma con chiosco di registrazione, schedario clienti, consensi, calendario, team e un portale per la clientela, in cui ogni studio appare con il proprio nome e i propri colori.

• Chiosco di registrazione in sei passi • Codice QR per il proprio telefono • Consensi con versioni • Schedario clienti con dati sanitari • Vista del giorno per il bancone • Amministrazione di tutte le sedi • Quattro identità visive • Tedesco, inglese, francese, italiano

Carta, Excel e nastro adesivo

I processi di uno studio non entrano in nessuno strumento standard. La scheda registra allergie e farmaci, il consenso richiede una firma, un appuntamento va dalla consulenza all’acconto fino al tatuaggio guarito, con foto di seduta e guarigione, cura post-trattamento e promemoria. Finora significava moduli di carta, liste Excel e un classatore nel retrobottega. Inkbase riproduce proprio questi processi, non quelli di un salone di parrucchiere.

Tre vie, una registrazione

Sul tablet in studio un chiosco guida la registrazione in sei passi, sul proprio telefono un codice QR apre lo stesso percorso, e al bancone il team compila un modulo con gli stessi controlli. Tutte e tre le vie creano in un solo passaggio la persona, il consenso firmato e, se desiderato, un appuntamento. La sicurezza giuridica è integrata: se qualcuno ha meno di 18 anni, Inkbase richiede i dati di una persona detentrice dell’autorità parentale in due punti che non si possono aggirare, e ogni firma resta legata esattamente alla versione del modulo che è stata firmata.

La giornata al bancone

Per il team la giornata inizia nella vista del giorno: quante sedute sono previste oggi, chi è il prossimo, chi ha già fatto il check-in, quali acconti sono aperti e quali cure post-trattamento sono in scadenza, e cosa deve rendere la giornata. Sotto c’è ogni seduta con ora, cliente, motivo, sede e stato, accanto le scorciatoie per registrazione, chiosco, cura post-trattamento ed esportazione del giorno. Uno sguardo, e il bancone sa cosa arriva.

Lo studio dall’alto

Chi dirige uno studio lo vede nell’ amministrazione come un insieme: clientela attiva, registrazioni del mese, sedi e abbonamento, l’andamento su 7, 30 o 90 giorni e la sua distribuzione tra le sedi. Una checklist guida la configurazione, dal logo alla cura post-trattamento. Cinque interfacce si incastrano: la registrazione per il team, l’iscrizione per la clientela, la vista del giorno, l’amministrazione e il portale in cui la clientela trova appuntamenti, foto e messaggi.

La clientela vede il suo studio

Inkbase porta con sé quattro identità visive complete, ciascuna con colore e carattere propri: Brass & Black, Vermilion Crash, Sage Botanical e Sand Mincho. Uno studio ne sceglie una o ne crea una propria, e ogni vista si ricolora, dalla registrazione al portale. La piattaforma si fa da parte: la clientela vede il suo studio, non Inkbase.

Dall’appuntamento alla cliente fedele

Ogni appuntamento sta su una scala di sette livelli, da registrato attraverso consulenza, acconto e seduta fino a guarito, e ogni cambiamento finisce nel registro dello studio. Il giorno della seduta partono le istruzioni per la cura, il giorno prima del prossimo appuntamento il promemoria. Così una registrazione diventa una relazione senza che il team debba pensarci.

Da un tablet a ogni studio

Inkbase è in sviluppo e non ancora in esercizio. Ogni vista legge dati reali, i contenuti di esempio compaiono solo in una dimostrazione attivata esplicitamente, e oggi attraverso Inkbase non si muove denaro: uno studio incassa l’acconto da sé, e i link di pagamento sono pronti finché non sarà collegato un fornitore di pagamento. Un test ripetibile verifica ogni funzione su uno studio creato solo per questo. Tutto è iniziato con un tablet all’accoglienza di 2nd Skin; oggi lo stesso strumento si adatta a ogni studio che scrive il proprio nome sopra la porta.