Inkbase

Inkbase est le système d’exploitation des studios de tatouage et de piercing. En tête de son site figure ce dont il s’agit: « Run your tattoo studio. Skip the paperwork. »

• Client: Orbit GmbH
• Réalisation: Orbit (Jan)

Inkbase est le système d’exploitation des studios de tatouage et de piercing. En tête de son site figure ce dont il s’agit: « Run your tattoo studio. Skip the paperwork. »

Un studio vit d’art, de confiance et d’hygiène, et il est le plus souvent géré avec du papier, Excel et des logiciels conçus en réalité pour les coiffeurs ou les dentistes. Pour Orbit, l’histoire commence en 2023 avec un seul mandat: l’accueil numérique des sept studios de 2nd Skin. On comprend alors que chaque studio du secteur se bat avec la même paperasse. En juillet 2026, il en naît Inkbase, un produit à part entière: une plateforme avec borne d’inscription, fichier clients, consentements, calendrier, équipe et portail pour la clientèle, où chaque studio apparaît sous son propre nom, dans ses propres couleurs.

• Borne d’inscription en six étapes • Code QR pour son propre téléphone • Consentements versionnés • Fichier clients avec données de santé • Vue du jour pour le comptoir • Administration de tous les sites • Quatre identités visuelles • Allemand, anglais, français, italien

Papier, Excel et ruban adhésif

Les processus d’un studio n’entrent dans aucun outil standard. Le fichier clients consigne allergies et médicaments, le consentement exige une signature, un rendez-vous mène de la consultation au tatouage cicatrisé, en passant par l’acompte, avec photos de séance et de cicatrisation, suivi des soins et rappel. Jusqu’ici, cela voulait dire formulaires papier, listes Excel et un classeur dans l’arrière-salle. Inkbase reproduit exactement ces processus, pas ceux d’un salon de coiffure.

Trois chemins, une inscription

Sur la tablette du studio, une borne guide l’inscription en six étapes, sur son propre téléphone un code QR ouvre le même parcours, et au comptoir l’équipe remplit un formulaire avec les mêmes contrôles. Les trois parcours créent d’un seul geste la fiche de la personne, le consentement signé et, si souhaité, un rendez-vous. La sécurité juridique est intégrée: si quelqu’un a moins de 18 ans, Inkbase exige les données d’un représentant légal à deux endroits impossibles à contourner, et chaque signature reste liée exactement à la version du formulaire qui a été signée.

La journée au comptoir

Pour l’équipe, la journée commence dans la vue du jour: combien de séances sont prévues, qui vient ensuite, qui s’est déjà enregistré, quels acomptes sont en attente et quels suivis de soins sont dus, et ce que la journée doit rapporter. En dessous figure chaque séance avec heure, cliente, motif, site et état, à côté les raccourcis vers l’inscription, la borne, le suivi des soins et l’export du jour. Un coup d’œil, et le comptoir sait ce qui arrive.

Le studio vu d’en haut

Qui dirige un studio le voit dans l’ administration comme un tout: clientèle active, inscriptions du mois, sites et abonnement, l’évolution sur 7, 30 ou 90 jours et sa répartition entre les sites. Une liste de contrôle guide la configuration, du logo jusqu’au suivi des soins. Cinq interfaces s’imbriquent: l’inscription pour l’équipe, l’enregistrement pour la clientèle, la vue du jour, l’administration et le portail où les clientes et clients trouvent rendez-vous, photos et messages.

La clientèle voit son studio

Inkbase propose quatre identités visuelles complètes, chacune avec sa couleur et sa police: Brass & Black, Vermilion Crash, Sage Botanical et Sand Mincho. Un studio en choisit une ou crée la sienne, et chaque vue en adopte les couleurs, de l’inscription au portail. La plateforme s’efface: la clientèle voit son studio, pas Inkbase.

Du rendez-vous à la cliente fidèle

Chaque rendez-vous progresse sur une échelle de sept étapes, d’inscrit à cicatrisé en passant par consultation, acompte et séance, et chaque changement entre dans le journal du studio. Le jour de la séance partent les instructions de soins, et la veille du rendez-vous suivant, le rappel. Ainsi, une inscription devient une relation sans que l’équipe ait à y penser.

D’une tablette à chaque studio

Inkbase est en développement et pas encore en service. Chaque vue lit de vraies données, les contenus d’exemple n’apparaissent que dans une démonstration explicitement activée, et aucun argent ne transite aujourd’hui par Inkbase: un studio encaisse lui-même l’acompte, et des liens de paiement sont préparés en attendant qu’un prestataire soit raccordé. Un test reproductible vérifie chaque fonction sur un studio créé uniquement pour cela. Tout a commencé avec une tablette à l’accueil de 2nd Skin; aujourd’hui, le même outil convient à tout studio qui affiche son nom au-dessus de sa porte.